Dit artikel is uitgebracht door het Nationaal Programma RES (NPRES)

Effectief, opgavegericht én integraal samenwerken aan complexe opgaves: hoe doe je dat?!  

De energietransitie is volop gaande in Nederland. Bij de uitvoering hiervan lopen we tegen belemmeringen aan die om een aanpak vragen waarbij verschillende partijen samen aan oplossingen werken. Dit is complex en er ontstaat (dus) vaak ‘gedoe’ in de samenwerking. En dat terwijl versnelling juist zo hard nodig is. 

In dit artikel nemen we je mee in hoe je kunt bouwen aan vertrouwen en verbinding aan de hand van geleerde lessen uit twee praktijkvoorbeelden. Het eerste voorbeeld gaat over uitbreiding van het onderstation in de gemeente Harderwijk, die vanwege stikstofproblematiek vertraging opliep. De tweede case gaat over de zeer beperkte mogelijkheden om windprojecten te realiseren op en om de Veluwe, vanwege de aanwezigheid van de beschermde vogelsoort de wespendief. 

Bij dit soort lessen geldt: ‘je gaat het pas zien als je het door hebt’. Het zijn dan ook geen lessen in de vorm van een checklist of draaiboek. Het zijn handvatten om zelf aan de slag te gaan om zo rond jouw vraagstuk een context te creëren waarin partijen constructief met elkaar samen kunnen werken. 

Geleerde lessen voor het voorkomen van ‘gedoe’ 

1. Gezamenlijke opgave centraal stellen en elkaar daarop bevragen 

Het fundament van integraal samenwerken is een gedeelde opgave. Het geeft richting aan de samenwerking en energie om over de grenzen van de organisaties elkaar op te zoeken en echt de samenwerking aan te gaan. En het bepaalt welke partijen nodig zijn in de samenwerking. Zorg daarom, voordat je met elkaar de inhoud in duikt, dat je eerst de opgave duidelijk hebt: 

• Onderzoek wat precies het probleem is en formuleer een gezamenlijke doelstelling. Respecteer dat verschillende organisatiebelangen maken dat partijen verschillen in wat ze belangrijk vinden. Zorg ervoor dat je de opgave zo kiest en formuleert dat deze recht doet aan de belangen van alle betrokkenen. 


• De opgave bepaalt de samenstelling van de samenwerkingsgroep. Hanteer hierbij het principe: zo min mogelijk mensen, wel alle belangen aan tafel. Een kleine groep is namelijk slagvaardiger en maakt het makkelijker om vertrouwen op te bouwen. Een combinatie van een klein kernteam als ‘binnenkring’ en een bredere groep betrokkenen als ‘buitenkring’ werkt goed om eigenaarschap in het bredere netwerk te krijgen en houden. Belangrijk is wel dat alle betrokken partijen in de binnenkring vertegenwoordigd zijn en ook mandaat hebben vanuit hun organisatie. 
   
• Opmerking: in de praktijk lopen de formulering van de opgave en het bepalen van de samenstelling door elkaar. De opgave wordt namelijk vaak (mede) bepaald door de partijen die aan tafel zitten. Zorg in ieder geval dat je bij de start van een traject expliciet de opgave en samenstelling bepaalt en check expliciet op commitment aan de opgave bij alle partijen. 
   
• Ondanks dat iedereen aan tafel gebonden wordt door de gezamenlijke opgave, zijn er ook krachten die tussen de samenwerkende partijen in kunnen komen staan. De deelnemende organisaties hebben bijvoorbeeld strijdige belangen, vinden andere dingen spannend, of stellen andere prioriteiten. Het helpt om het spanningsveld tussen het belang van de opgave en de organisatiebelangen bespreekbaar te maken en als gezamenlijke uitdaging te benoemen. 

2. Integraal samenwerken is investeren in vertrouwen en verbinding 

Integraal samenwerken is een buzzword. In de context van de energietransitie betekent het zoveel als dat alle partijen die betrokken zijn bij een inhoudelijk of gebiedsgebonden vraagstuk met elkaar samenwerken - vanuit het idee dat deze partijen samen meer kunnen bereiken dan alleen. Het gaat daarmee voorbij aan de werkwijze, cultuur, werk- en besluitvormingsprocessen van de verschillende organisaties. Dat klinkt natuurlijk mooi, maar je vraagt je vast af #hoedan? 

1. Spreek elkaar (ook) fysiek 

Een belangrijke factor bij de volgende principes is het fysiek met elkaar aan tafel zitten. Ik hoor je denken: daar heb ik geen tijd voor. Klopt, fysieke meetings kosten tijd, maar besparen ook heel veel tijd in de toekomst. Wanneer je elkaar echt in de ogen kunt kijken en elkaar bij het koffieautomaat ook tussendoor even spreekt, kom je makkelijker tot de kern en tot onderling vertrouwen. 

2. Formuleer gezamenlijke spelregels… 

Formuleer aan het begin ‘spelregels’ voor de samenwerking. Vraag aan de deelnemende partijen wat zij nodig hebben om op een constructieve manier samen te kunnen werken. Denk aan vertrouwelijkheid, het open kunnen onderzoeken van alle mogelijke oplossingen, je eerlijk uitspreken én proberen de ander te begrijpen en het tijdig bespreekbaar maken van spanningen. Laat de spelregels geregeld terugkomen en bewaak actief de naleving ervan. 

3. … en procesafspraken 

Ook is het aan te raden om bij de start van een project goede proces- en (samen)werkafspraken met elkaar te maken. Bijvoorbeeld over een gezamenlijke planning, data en informatie delen, aanwezigheid en vervanging, rollen en verantwoordelijkheden, het op de hoogte houden van elkaar en de bestuurders, geëigende escalatieroutes en risicomanagement. 

4. Stel een onafhankelijke procesregisseur of gespreksleider aan 

Een procesregisseur organiseert het proces en de structuur die nodig is om dit complexe gesprek te voeren. Zij of hij initieert bovenstaande stappen en ziet erop toe dat dit goed gebeurt. Dit geeft de partijen aan tafel de mogelijkheid om zich volledig op de inhoud te focussen. 

Een onafhankelijke procesregisseur kan uit één van de betrokken organisaties komen, maar dient aan tafel een neutrale, verbindende rol te vervullen. 

Tot slot

Heb je behoefte om te sparren of meer te weten? Of behoefte aan de uitgebreidere versie van het document? Neem dan contact op met accounthouder Gerriëtte Mollink (g.mollink@npres.nl) of met thema expert Energiesysteem Lieke Mulder (l.mulder@npres.nl)